Dokumenty powinny być przechowywane w urzędach przez 100 lat od ich sporządzenia, po tym czasie umieszczane są w archiwach państwowych. Odpis dokumentu z urzędy stanu cywilnego wykonywany jest na specjalnie przygotowanych drukach w 3 wersjach: odpis zupełny, odpis skrócony oraz odpis międzynarodowy. Pierwszy typ liczy dwie stronę, pozostałe są jednostronicowe.
By usprawnić pracę urzędu druki używane do sporządzania odpisów akt stanu cywilnego zostały ujednolicone. Są one formatu A5 z tłem z poprzecznymi liniami i godłem Rzeczypospolitej Polskiej. Kolor tła różny jest co, do rodzaju aktu. Obowiązku na pierwszej stronie odpisu nadrukowywane jest u góry godło Polski z napisem "Rzeczpospolita Polska". Poniżej znajduje się nazwa urzędu stanu cywilnego, sporządzającego akt i województwo. Każdy odpisu musi również zawierać pieczęć urzędu, zapis o autentyczności treści z oryginałem oraz numer właściwego dokumentu. Odpisy potwierdza własnoręczną sygnaturą kierownik USC lub osoby przez niego wyznaczone.